Operativní leasing: Rozvoj vozového parku aneb jednotná pravidla jsou nutná

Optimální správa sice znamená pro každého něco jiného, firma provozující i jen několik vozidel by si ovšem nároky na správu vozového parku měla sepsat do vnitřní směrnice a tou se při pořizování a správě vozidel řídit. Donutí ji to zamyslet se nad tím, jak to všechno vlastně chce dělat.

Vozidlo se v naprosté většině případů pořizuje tehdy, kdy je potřebné pro provoz firmy. Pokud si firma směrnici nestanoví, může se dostat do situace podobné této: Rozrůstající se společnost potřebujete služební automobil pro nového obchodního ředitele. Jemu se v rámci vyjednávání o nástupu podaří prosadit, že jeho služební automobil bude výjimečně s náhonem 4x4 (při honbě za obchodem se přece musí dostat kamkoli....). Po půl roce ale majitel firmy zjistí, že obchodní výsledky nejsou dobré, a rozhodne se tedy ředitele vyměnit. Co s jeho autem? Jistě se ve firmě najde někdo, kdo s ním bude chtít jezdit, těžko to ale bude nově přijatý obchodní ředitel. Obdobně si i nový ředitel či úspěšný obchodní zástupce vymyslí výjimku, která vás třeba nebude stát ani korunu navíc (najdou nějakou akci na trhu), ale za pár let těchto "výjimečných nákupů" nikdo ve firmě nedokáže říct, jaké auto s jakým vybavením je vlastně ve firmě běžné. A nikdo tak není schopen spočítat budoucí náklady spojené s vozovým parkem.

A nebo jiný příklad. "Skvělé nákupy za akční nabídky" se v čase už tak skvělé nezdají. Ceny náhradních dílů a pravidelné prohlídky vozidel totiž dosahují značných výšek. Nejednotnost vozového parku (tedy nákup pár vozidel ročně, bohužel každé u jiného výrobce) má za následek to, že firma není schopna zajistit alespoň základní úroveň trvalých slev. Orientuje se totiž jen na slevy akční a podle toho také vypadá celý vozový park. Servisní náklady jsou ze stejného důvodu tedy docela vysoké, a tak se čas od času objeví i restrikce na jakékoliv servisní zásahy. Snížení nákladů je totiž důležitější než bezpečnost a třeba jednotný vzhled firemních vozidel.

Abecedu operativního leasingu, kterou jsme pro vás připravili ve spolupráci se společností , najdete na tomto místě. Každému písmenu abecedy přiřadíme jedno téma, kterému se budeme podrobněji věnovat.

Jestliže vaše provozní náklady rostou téměř lineárně ve vztahu k rozvoji obchodních aktivit, pak je nejvyšší čas na unifikaci pravidel vozového parku. Pravidla vozového parku lze definovat v nejrůznějším detailu a rozsahu. My se zaměříme pouze na ta základní, která je dobré mít na paměti a nad kterými je dobré zamýšlet se ještě před vlastním nákupem vozidla. Tedy v klidu a s rozvahou:

A) Využití vozidla: specifikuje typ, někdy i výbavu vozidla
Je zřejmé, že právě rozhodování o preferovaných typech vozidel je hodně důležité. Záleží na tom, co bude provozní činností vozidel. Převážení potravin, nebo chemikálií? Počítačový expert bude využívat jiné vozidlo než pekárna pro rozvoz své produkce. Definice typu vozidla a jeho výbavy zamezí problematickým diskuzím o aktuální nabídce specifických slev o nebo nadstandardní výbavě, která nemá opodstatnění ve vztahu k provozní podnikatelské činnosti. Třeba paket SPORT zdarma jistě zatraktivní vozidlo. Otázka spotřeby za provozu by vás ale mohla od této výhodné koupě odradit.

B) Na jakou úroveň ve firmě vozidlo patří
Servisní organizace zaměstnávající stovky techniků potřebuje laciná vozidla s nízkými provozními náklady, která opraví téměř kdekoliv a která nevybočuje z řady. Ani nahoru, příliš drahý automobil dráždí, ale ani dolů - vznikal by pocit, že firma neprosperuje, protože si nemůže dovolit dobrý automobil. Stejná firma si ale zcela jistě dovolí o několik řádů lepší automobil pro vrcholový management firmy. Rozhodování se většinou řídí cenou pořizovaného vozidla a kategorizací nákupní hodnoty vozidla podle firemní hierarchie. A pozor! Právě za toto kritérium se dá "utratit" spousta peněz. Stačí totiž jeden zaměstnanec, který si v rámci vyjednávání o nástupních podmínkách prosadí auto vybočující z řady, a může rozbít atmosféru v oddělení.

C) Jak moc si ceníte zaměstnanců a jejich bezpečí
Většina řidičů, je-li jim dána ta možnost, si dokáže významným způsobem pohrát s konfigurací vlastního vozidla. Koneckonců výrobní a prodejní strategie výrobců vozidel jim v tom vydatně pomáhá. Pokud ale chceme, aby byli řidiči nejen spokojeni, ale měli i jistou míru bezpečí, občas je nutné jim něco přikázat. Například specifikovat dva přední airbagy nebo ABS jako povinnou součást vozidel. Vzhledem k funkčnosti vozidla jako celku je zase vhodné specifikovat minimální, nebo spíše předpokládaný, typ a výkon vozidla, někdy naopak zakázaný typ karoserie - kabriolet nebo sportovní dvojsedadlová varianta. Některé firmy rozšiřují definici naopak o povinné verze vozidel - kombi pro servisní vozidla, kvůli úspoře na DPH. Jiné firmy zase chtějí povinnou minimálně mechanickou klimatizaci pro střední a vrcholový management a podobně.

D) Jak moc chcete, aby byl váš zaměstnanec vidět?
Každá leasingová společnost potvrdí, že zvolit si bílou barvu jako firemní není moc výhodné. Bílá barva se totiž hůře prodává v bazarech, a tak logicky zhoršuje i ekonomiku leasingových kontraktů. Pokud se společnost rozhodne využívat jednotnou firemní barvu, opět dochází ke zhoršení ekonomiky provozu vozidel. Zkuste si prodat deset stejných aut najednou...
Jenže na tuto věc existuje i jiný pohled - marketingový. Pokud je hlavním předmětem podnikání například servis bílé techniky, pak to, že jsou auta vidět a že jsou jednotné barvy, má bezesporu pro firmu jistou užitnou hodnotu. Pokud tato jednotná barva zhorší ekonomiku o řekněme 15 000 Kč, pak to při čtyřletém kontraktu znamená "cenu za marketing" cca 320 Kč měsíčně na jeden automobil. To může být pro někoho akceptovatelné. Na druhou stranu, pokud je pro společnost tento typ marketingu nevhodný, pak jsou to zbytečně vynaložené prostředky a je dobré si tuto skutečnost ohlídat.

E) Používáte vozidlo i jako "zaměstnaneckou nepeněžní výhodu"?
Pak musíte být právě v této oblasti velice pečliví. Firmy jsou velice vynalézavé. Svým zaměstnancům například umožňují volný výběr příslušenství v předem definované hodnotě. Nebo umožňují řidičům volbu z nadstandardního vybavení, které je ale předem definováno společností. Je spousta možností, jak lze takovouto zaměstnaneckou výhodu využít. Znám zaměstnavatele, který dokonce zapojil vozidla do soutěže obchodních zástupců. Ten s nejlepším ročním obchodním výsledkem měl vždy možnost specifikovat vozidlo. Sice v předem definované kategorii, zato ale s významně nadstandardním vybavením.

F) Dáváte řidičům plnou, nebo omezenou volnost při specifikaci vozidla a doplňků?
Existuje spousta variant nadstandardní výbavy, některé jsou vzájemně neslučitelné. Jistě, je to pro mnoho z nás zajímavá činnost, ale finální konfiguraci někdo musí objednat a někdo zaplatit. A co s vozidlem, které má sice Bluetooth rozhraní, ale to nekomunikuje právě s mobilním telefonem, který používá drtivá většina zaměstnanců?

G) Volíte jednu nebo více značek a dodavatelů vozidel nebo servisních služeb?
Zde asi neexistuje univerzální pravidlo. Platí totéž co u jakéhokoliv zboží. Můžete se soustředit na jednu značku, můžete si vybírat vozidla podle aktuální potřeby z obrovské nabídky na trhu. První varianta zjednoduší komunikaci i výběr vozidel. Víte vždy, co se dá očekávat a v čase provádíte něco jako předvýběr. Na druhou stranu, většina výrobců se soustřeďuje na některý segment trhu. Není v jejich silách obsáhnout všechny segmenty. Pokud používáte vozidla z více segmentů, pak musíte přijmout kompromis nebo provozovat vozidla od více výrobců. Pokrytí českého trhu jak prodejními tak i servisními organizacemi je dnes již dostatečné na to, abyste si mohli z těchto variant vybrat.

H) Jak budete zajišťovat financování a realizaci nákupu vozidel a souvisejících služeb?
Zdánlivě otázka, která nesouvisí s provozem vozidel. Naopak. Pokud budete vozidla provozovat sami, je pro vás důležité, jak s vámi bude dodavatel komunikovat při zajištění provozu vozidel. Jak je daleko jeho provozovna? Kde se přezouvají pneumatiky? Má dodavatel v servisu přejímacího technika, který vás obslouží přednostně? A jaká je pracovní doba, pracuje se v servisu i o víkendech? A mohu platit za servis fakturou a zpětně? To vše a ještě i další otázky by měly být zodpovězeny, pokud budete vozidla kupovat za hotové, nebo formou finančního leasingu. Pokud je pro vás zajímavá firma operativního leasingu, jsou toto otázky, které si musí nutně klást vaše leasingová společnost.

I) Jak budete zajišťovat prodej vozidel v okamžiku, kdy to budeme chtít udělat?
Zůstatkovou hodnotou se zde zabývat nebudeme. To jsme již udělali v tomto článku. Zde bychom rádi připomněli fakt, že pokud se vozidlo prodává z majetku společnosti, mělo by se tak dít za cenu obvyklou. Větší společnosti se snaží vozidla prodávat samy, někdy přes bazary. Malé firmy to řeší v drtivé většině případů prodejem vozidla do bazaru.
Samozřejmě, dnes lze využít i internetových zprostředkovatelů. Nezapomeňte ale na to, že stejně jako má prodávající na internetu možnost oslovit více zájemců, má i zájemce možnost vyhledat více vozidel. Někdy se tak stává, že společnosti nedosahují na internetových serverech lepších prodejních cen. Naopak, pokud si může kupující vozidlo v bazaru "osahat", může se mu "právě tohle konkrétní auto" zalíbit a je ochoten zaplatit vyšší cenu. Na internetu rozhodují jen technické parametry - stáří, výbava a popsaný stav vozu. A samozřejmě jeho cena.

Při vytváření politiky vozového parku je nutné na tyto procesy pamatovat, aby zaměstnanci věděli, co se bude dít s jejich automobilem, jakmile se rozhodne o prodeji. Většinou je důležitou částí tohoto dokumentu informace popisující možnost odkupu vozidla zaměstnancem.

Je toho ještě hodně, co může tento dokument obsahovat. Jak budou vozidla využívána, existují vozidla, která využívá více řidičů, soukromé použití vozidel atd. Řada procesů, které je nutné připravit. Tedy, nutné to není, ale pokud se taková pravidla nestanoví předem, vytvářejí se za provozu a živelně. A to vždy nemusí být to nejlepší řešení.

Máte nějakou vnitřní směrnici o vozovém parku sepsanou? Řídíte se jí? Dáváte zaměstnancům plnou, nebo omezenou volnost při specifikaci vozidla a doplňků? Volíte jednu nebo více značek a dodavatelů vozidel? Využíváte unifikovaných barev aut?